Dorpsfeesten en festivals zuchten onder regeldruk: ‘Komt steeds meer bij kijken’

Lokale festivals en dorpsfeesten hebben moeite om overeind te blijven. Dat komt door het toenemende aantal regels, stijgende kosten en veel papierwerk, zeggen vrijwilligers die de evenementen organiseren.

Dat zien ze ook in het Brabantse Aarle-Rixtel, waar dit jaar de 49ste editie van het dorpsfeest plaatsvindt. Het vierdaagse evenement ging donderdag van start met een grote jaarmarkt die zo’n 8000 bezoekers trok. Daarna volgde een bomvol weekendprogramma met onder meer een quizavond, een talentenshow, een feestavond met livemuziek en een zeskamp met prijsuitreiking.

Achter die gezellige dagen zit maandenlange voorbereiding. “We organiseren dit dorpsfeest dit jaar met zeven vaste vrijwilligers, er zijn vijf commissies en tijdens het feest helpen gelukkig nog ongeveer veertig mensen mee,” vertelt organisator Marlijn Michels. “Maar er komt tegenwoordig steeds meer kijken bij het organiseren van zo’n evenement.”

Het dorpsfeest draait al jarenlang volledig op vrijwilligers, terwijl de eisen vanuit gemeenten en veiligheidsinstanties blijven toenemen. “Er zijn steeds meer regels rondom vergunningen, EHBO, verkeersmaatregelen en veiligheid”, zegt Michels. “Dat maakt het organiseren niet onmogelijk, maar wel een stuk intensiever.”

De organisatie heeft goed contact met de gemeente, zegt ze. Maar zij lopen ook tegen bepaalde zaken aan. “Bij zo’n jaarmarkt moeten wij als organisatie zelf de bewegwijzering regelen. Dat is best een kostenpost. Dan krijg je weleens discussie over voor wie die rekening is.”

Daarnaast merkt Michels dat er vanuit de gemeente en veiligheidsregio steeds meer vragen komen. Bij vergunningaanvragen moet onder meer worden aangegeven hoeveel bezoekers worden verwacht, hoe wordt omgegaan met versterkte muziek, alcoholregels en verkeersmaatregelen. Ook moeten plattegronden worden aangeleverd en moet duidelijk zijn wat er gebeurt bij bepaalde weersomstandigheden.

Ook zijn de regels rondom EHBO uitgebreider geworden. “We moeten van tevoren aangeven hoeveel EHBO’ers aanwezig zijn en bijhouden hoeveel schrammetjes of kleine ongelukken er zijn.” Tegelijkertijd begrijpt Michels die aanpak. “Als we dat één of twee jaar doen, dan weet de veiligheidsregio ook hoeveel ambulances beschikbaar moeten zijn.”

Volgens Michels wordt de organisatie hierdoor wel steeds professioneler. “Als je het al een paar jaar doet, dan heb je veel papierwerk op een gegeven moment al klaarliggen.”

De gemeente Laarbeek, waar Aarle-Rixtel onder valt, herkent dat organisatoren van evenementen steeds meer te maken krijgen met wet- en regelgeving en de bijbehorende verplichtingen. “Veiligheid en openbare orde staan daarbij altijd voorop. Tegelijkertijd vinden wij het belangrijk om hierin samen op te trekken met organisatoren”, zegt de gemeente.

Het lokale festival Hûnewipperrock in Rinsumageast in Friesland trok voor dit jaar de stekker er juist uit. Vorig jaar kwamen er nog zo’n 2000 bezoekers, maar door een gedwongen verhuizing vanwege nieuwbouwplannen lukte het niet om een nieuwe locatie te vinden.

Volgens organisator Ruerd de Haas spelen regels daarbij ook een rol. “Vanuit de gemeente komen er steeds meer aanvullende eisen. Er moeten meer beveiligers op het terrein staan, terwijl er niet meer bezoekers komen. En vorig jaar moesten onze vrijwilligers een online cursus tot verkeersregelaar volgen, terwijl we nooit problemen hebben gehad.”

Ook andere festivals stoppen of schalen af. De organisatie van muziekfestivals Pitfest en Roots, Ribs & Brews in Emmen stopt volgend jaar. Festival Beilen organiseert dit jaar nog maar één festival in plaats van twee, omdat de voorbereiding te zwaar wordt voor vrijwilligers, zo meldde RTV Drenthe(opent in nieuw venster).

De Landelijke Vereniging voor Kleine Kernen (LVKK) zet zich in voor de leefbaarheid van dorpen en kleine kernen en herkent dit beeld. “Regels zijn natuurlijk nodig, je wilt niet dat er vervelende dingen gebeuren op je terrein”, zegt voorzitter Hanneke Willemstein. “Het is begrijpelijk dat gemeenten daarin ook zoekende zijn. Maar van tevoren moet er zoveel worden afgekaderd. Dat komt wel aan op vrijwilligers die dit veelal doen naast een drukke baan.”

De vereniging pleit voor minder bureaucratie bij kleine evenementen, een vaste gemeentelijke evenementencoördinator die meedenkt en overkoepelende en meerjarige vergunningen. Ook is er onlangs een meldpunt(opent in nieuw venster) ingericht waar organisatoren knelpunten kunnen delen.

Dorpsfeesten zijn van enorm belang, vindt Willemstein. “Veel jongeren zijn in dorpen vaak al aangewezen op openbaar vervoer om te kunnen uitgaan in de stad. Dit soort feesten zijn vaak het enige dat er nog is in een dorpskern.”